Een slimme overheid durft patronen te doorbreken
Efficiency en slimmer werken zijn niet de eerste dingen waar je aan denkt als je bijvoorbeeld een ministerie binnenloopt. Op alle niveaus vragen mensen zich af hoe de publieke sector beter kan werken door beter te (re)organiseren. Het Slimmernetwerk, een initiatief van Kennisland, de Kafkabrigade en TNO, dat gemotiveerde vernieuwers binnen de overheid bij elkaar brengt, heeft wellicht het antwoord: zet de professional als innovator centraal door ingesleten patronen te doorbreken, verbinding met vraagstukken en het netwerk te verlangen, en voor professionals ruimte te creëren om te leren door grote idealen in kleine en concrete stukken op te delen.
Eind 2014 loopt de subsidietermijn af voor het Slimmernetwerk en de buitenwereld verwacht resultaten. Ik heb als stagiaire gezien dat er veel waardevolle en inspirerende dingen gebeuren bij het Slimmernetwerk, die echter niet altijd zijn vast te leggen in cijfers of andere concrete data. De afgelopen maanden sprak ik met dertien (oud)betrokkenen bij het Slimmernetwerk over wat het betekende om actief mee te doen en welke lessen zij daar persoonlijk uit meenamen. Die lessen blijken heel divers te zijn, maar wat deelnemers met elkaar delen is een sterk gedeelde overtuiging dat het Slimmernetwerk beweging creëert. Hieronder een greep uit de lessen en principes die tijdens de interviews naar boven kwamen.
Doorbreek patronen door nieuwe verbindingen te leggen
Roelant van Zevenbergen, betrokken vanuit het ministerie van Binnenlandse Zaken (BZK), geeft aan:
"Professionals worden door het Slimmernetwerk gestimuleerd anders te kijken, te denken en te werken, los te komen van patronen."
“Die patronen zitten zowel in de inhoud als in werkvormen. Het Slimmernetwerk gaat verkokering tegen en verkent de knelpunten binnen de organisatie altijd vanuit de vraag waar de maatschappelijke relevantie van een vraagstuk zit: het perspectief van de burger. Door mensen samen te brengen die elkaar normaal niet snel tegenkomen, ontstaat een nieuw gesprek.”
Deel wat je leert
Deelnemers en leden in het netwerk delen nieuwe inzichten uit hun praktijk, waardoor geleerde lessen zich als een soort olievlek kunnen verspreiden. Er wordt een manier van kijken en aanpakken overgenomen en de waarom-vraag wordt gesteld, in plaats van dat er simpelweg uitkomsten worden gekopieerd. Ruud Roepers, deelnemer van de Doetank ‘Kennisbehoud’ en lid van het projectteam ‘Serious Ambtenaar 2013’ noemt het ‘Side Effects’: nieuwe activiteiten ontpoppen zich en er vindt uitwisseling plaats van ideeën en inspiratie. Op deze manier wordt de innovatiemassa gecreëerd die je als vernieuwer zo nodig hebt, omdat je altijd weerstand tegenkomt.
Vertrek vanuit motivatie
Een essentiële factor voor het slagen van een initiatief van onderop, is ieders individuele ‘drive’, zo bijkt uit de interviews. “Neem je drive als uitgangspunt en vertaal die dan naar de context van je professionele taak”, is de boodschap. Weerstand ervaren en vervolgens de drive tonen om door te zetten, is een leerervaring op zich.
Maak het grote ideaal klein en concreet
“Wanneer je vastloopt, kun je een Doetank opstarten,” zegt Bennie Beuvink, Doetank-deelnemer en -initiator. “Daarin organiseer je reflectie en tegenspraak. Maar de kans is groot dat het bij praten blijft, dat je blijft hangen bij de risico’s van je innovatie. Het Slimmernetwerk maakt zo snel mogelijk een Doe-stap. Want door je ideeën in de praktijk te verwezenlijken, geef je mensen in die praktijk de kans om feedback te geven op wat werkt en wat niet. Om dat in een veilige, en overzichtelijke omgeving te kunnen doen moet je klein beginnen. Wat werkt, kan je vervolgens groter maken, zodat elke stap die je zet er uiteindelijk een is richting het grotere maatschappelijke probleem waar je iets aan wilt doen.”
“Wanneer je iets niet klein en concreet maakt blijft het zweven. Daar komt bij dat het realiseren van grote abstracte plannen vaak inspanningen vereist die ver buiten je eigen invloedsfeer liggen. Hoe groter je het maakt, hoe meer mensen je mee zult moeten krijgen. En daarmee verklein je de kans op succes, terwijl de hoeveelheid werk enorm toeneemt. Als je er wel in slaagt om je vraagstuk concreet te maken en daar een passende praktijk bij vindt om te experimenteren, dan ontstaat ruimte om de verschillende aspecten van een vraagstuk te bekijken en te ervaren, om opnieuw te leren en te bevragen. Steeds teruggaan naar de praktijk maakt het mogelijk om kleine aanpassingen te doen. Zo biedt elke stap ruimte voor een kleine innovatie.”
De weg er naartoe is vaak leerzamer dan het eindresultaat
Een kritische noot die regelmatig terugkomt in de interviews, is dat vaak niet zichtbaar is wat het maatschappelijk nut is van activiteiten in netwerken zoals het Slimmernetwerk. En juist op het zichtbaar maken van dat nut zou de nadruk moeten liggen, want het afwijken van bestaande patronen moet wel iets opleveren. Tegelijkertijd laten dit soort resultaten zich niet makkelijk in cijfers en statistieken uitdrukken. Verandering begint bij durf. En dat ontstaat vaak bij iemand die de noodzaak ziet om iets in zijn omgeving te veranderen, die de dingen anders ziet en durft er wat aan te doen, soms tegen de stroom in. Juist die eerste stappen, de afwijkende observaties die mensen deden en de stappen die ze vervolgens zijn gaan ondernemen, zijn waardevol. We zouden een andere maatstaf voor resultaat moeten hanteren, waarbij we ons meer focussen op de persoonlijke verhalen van mensen die hun nek uitstaken. Want vanaf het begin dat iemand besluit om iets te doen, zijn de (eerste) uitkomsten al te zien. Met verhalen maak je niet alleen het eindresultaat, maar ook de lessen uit de weg er naartoe zichtbaar.
Het zorgvuldig zichtbaar maken van het proces heeft vaak veel meer waarde dan het eindresultaat. Zeker op het moment dat de hele overheid zich in een soort transformatie bevindt. Je kunt het eigenlijk vergelijken met het verbouwen van een huis: de eindsituatie kun je je van tevoren inbeelden, maar het echte werk en de echte lessen zitten in de weg er naartoe. Dit geldt ook voor de transformatie van de overheid; overal worden nieuwe ‘huisjes’ gebouwd. Door inzichtelijk te maken hoe je tot succes gekomen bent, of waarom juist niet, help je anderen op weg om hun eigen ‘verbouwing’ te organiseren. Vooral omdat zo’n verbouwing een behoorlijk onoverzichtelijke chaos kan zijn, waarin oude patronen en nieuwe ideeën elkaar kruisen.
Leer van slagen en falen
Uit persoonlijke verhalen haal je elementen over slagen, falen en leren, die veel nauwkeuriger omschreven en beter overdraagbaar zijn dan andere presentatievormen van resultaten. In de reflectie, het stellen van de waarom-vraag en de overdraagbaarheid van geleerde lessen zit de meerwaarde van Slimmernetwerk. Durf te experimenteren en durf te falen, want ook daarin zit resultaat. En deel het met anderen, want de overheid wordt er slimmer van!
De interviews met Doetank-coaches en -deelnemers, opdrachtgevers en projectleiders zijn te vinden op de website van het Slimmernetwerk.
Lucy Straathof
(met dank aan: Thomas van Andel en Jurjen van den Bergh)
